В 2015 году заказчикам был не интересен интегратор, который обладает только технической квалификацией. При выборе поставщика они тщательно собирали информацию, делали большое количество звонков и визитов. Об этом в своем аналитическом отчете рассказывает компания “ЛАН СЕРВИС”.
Клиенты готовы были вкладывать деньги на этапе выбора интегратора: минимизируя, таким образом, риск работы со «слабым» поставщиком и финансовые потери в будущем.
Также в прошлом году большие украинские компании стандартизировались к международным методикам.
Самые популярные модули 2015 года:
Модуль «Contract management» (Управление договорами)
Модуль «Contract management (Управление договорами)» – самый востребованный и один из самых сложных на сегодня, как в Украине, так и за ее пределами. Его популярность обусловлена множеством факторов: он обеспечивает безопасность компании, прозрачный механизм работы с бизнес процессами, контроль сумм, сроков, скидок, сокращает сроки обработки документов и т. д. Кроме того, является платформой для прозрачных и прогнозируемых процессов закупок и тендеров, основой для построения системы контроля бюджетов и платежей.
Данный модуль сегодня особенно интересен тем компаниям, которые имеют удаленные офисы или филиалы. Скажем, если центральный офис находится в столице, а удаленные в 5 областных центрах, сколько времени и денег уйдет на пересылку оригиналов транспортной компанией или курьером? В системе электронного документооборота это займет от минуты до двух. А электронная цифровая печать обеспечит документам лигитивность.
По нашим наблюдениям, «Contract management» наиболее эффективен когда работает на стыке с бюджетированием. Таким образом, система позволяет одновременно контролировать все бюджеты, оплаты, процессы и документы.
Реализация «Contract management» требует глубокого знания регламентов и правил работы с юридически значимыми документами, различных путей оптимизации бизнеса. А также методик расчета сумм, сроков договоров и договорных документов. С другой стороны – необходим опыт автоматизации сложных процессов, проверок и расчетов.
Модуль «Application Management» (Управление договорными документами)
Выделился как отдельный модуль в 2015 году. На практике договор может иметь большое количество дополнительных приложений/соглашений. Их поток, как правило, больше, чем само количество договоров. Поэтому оперативная и эффективная работа с такими документами очень важна для компаний любой специфики деятельности.
«В одном из наших реализованных проектов в 2015 году было 37 видов различных договорных документов. Нам необходимо было установить регламенты, какие их типы к каким договорам можно применять, – рассказывает Елена Олишевская, генеральный директор компании «ЛАН СЕРВИС». – Это очень сложный и важный модуль. Для его реализации используются современные методики и регламенты. Немаловажен опыт интегратора, который подскажет как обойти все подводные камни».
Модуль «Management vendors» (Управление контрагентами)
За 2015 год стал самостоятельным модулем во многих проектах. Раньше эта задача выступала (как и управление доверенностями) вспомогательной в модуле «Contract management» (Управление договорами).
Практика международных и вертикально интегрированных холдингов показывает, что им необходимо отдельно вести согласование, сертификацию, учет, аналитику работы с контрагентами (поставщики, клиенты, дистрибьюторы).
Это отдельный модуль, который позволяет аккредитовать, согласовать, проводить автоматические проверки “чистоты” Контрагентов. И что очень важно – вести анализ взаимодействия с контрагентами, учет и контроль всех документальных процессов (договора, акты, счета, спецификации), формируя «White and black lists vendors».
Модуль «Управление служебными записками»
Служебные записки – внутренние документы организации. Как правило, они делятся на информационные и разрешительные. Многие украинские компании используют служебные записки как механизм управления предприятием.
Практически в каждом проекте мы столкнулись с потребностью в категоризации и типологизации служебных записок (СЗ), определении их этапов жизненного цикла, построении, согласовании исполнительного процесса.
Причем, это самый простой модуль на старте и самый сложный на выходе.
Через год его использования клиенты:
- Отказываются от бумажной и электронной версии вообще. Она остается на уровне запроса для согласования/исполнения.
- На треть сокращается список СЗ, поскольку появляется прозрачность и понимание структурирования процессов. Часть СЗ определяется как мусор.
- Значительно упрощается проблема текучки кадров (особенно на удаленных точках).
- Сокращаются затраты на проведение адаптации новых специалистов.
Самые интересные запросы, которые были реализованы компанией в 2015 году:
- Управление геопространственными данными и согласование выдачи разрешительных документов (GIS).
- Управление лидерами мнений (ОPL).
- Управление закупками (PTS).
- Управление командировками (TAF).
- Управление вендорами (SBF\NVF).
- Управление договорами (Contract).
- Обработка персональных данных (PII).
- Управление договорами с дистрибюторами (DISCT).
- Согласование выдачи беззалоговых кредитов (CASH).
- Классическое делопроизводство (CANCEL).
- Управление обращениями граждан/Запрос публичной информации/Обработка депутатских запросов и другие.